普段仕事で使うアプリケーションについて。

「Excelの使い方がわからない」っていう人とか
なんでそれをExcelで作るの！？！っておもうこととかあります。
Wordだとやたらファイルサイズが大きいんだから、
PDFにすればいのに、っておもうこともあります。

そこのところをちょっと考えてみようかなと。
他のソフトと比べればいいのかな。
・Word
・PDF
・メモ帳
・Excel
・Access


☆Word
　Wordとは、ワープロソフト。
　もともと、書類をキレイに作ることが目的（だとおもう）。
　この場合の「書類」とは
・同じ形（雛形、テンプレート）を使うもの。
・テンプレートに書き込みするもの。
　（申込書、日誌、毎日の記録、FAX送信票、手紙など）

・報告書など、外部にみせることが目的のもの。
　（論文、報告書、レポートなど）

　　Wordに組み込まれている様々な機能を使えば、
　　計算などできることも多いが、
　　基本的には文章を書きこむもの。
　　写真やグラフなどは「図」として扱われる。

　　注意したいのは、Wordはあくまでも「文書を作る」ものであること。
　　改変されたくないものなどは、Wordで作ってPDFにするといった方法がよい。
　　Wordの仕事は印刷する前までである。

☆PDF
　PDFとはアプリケーションの名前ではないのだが、
　AdobeSystem社が開発した形式。
　電子文書を見ることが目的。
　WordやExcelはアプリケーションがなければ見られないが、
　これは誰でも無料ソフトをインストールすれば見ることができる。
　バージョンが2003だと見られないとか、
　そういうことも気にしなくて良い。
　WordもExcelも一緒のファイルにしてしまえる。　

　目的は「見る」なので、基本的に入力や改変ができない。
　むしろ、それができないということが強みでもある。
　

　
☆メモ帳
　これは、Windowsに標準でついています。
　「スタートメニュー」「プログラム（すべてのプログラム）」
　「アクセサリ」「メモ帳」で開けます。
　このアプリケーションは、「文字入力する」ことだけが目的です。
　フォントをいじれるくらいで、罫線もないし、文字揃えもありません。
　改行しなければ、ずーーっと右側までいきます。
　メモ帳の利点は、どのパソコンでも開けるということ、
　起動が速いことでしょうか。
　「とりあえず書いておく」ことに適しています。
　まさに「メモ帳」なのです。
　思いついたことなどをささっと書いておけばいいでしょう。
　
　

☆Excel
　表計算ソフト。その名の通り、計算が目的。
　計算させないでExcelを使うのだったら、Wordを使えば良い。
　「セル」で表示されるので、
　文字列の縦横を揃えるのにはちょうどいい場合もあるのだが、
　文書をキレイにみせるようにはできていない。
　複雑な組み方をした記入票なども作り易いかもしれないが、
　あまりおすすめはしない。

☆Access
　データベースソフト。
　データベース管理が主な目的。
　よく「これはExcelがいいの？Accessがいいの？」という話があるが、
　1回の計算が目的であればExcel。
　繰り返し積み重ねていくものはAccess。
　ただ、Accessは扱いがやや複雑な面もあるので、
　数個のデータでよいなら、Excelのほうが手軽かもしれない。

　月に数十件の入力があり、それを年間で管理して、年度ごとに統計を出す
　といったものは明らかにAccessが適している。
　「検査結果を入力して変換して答えを出す」といったものは明らかにExcel。
　「顧客管理簿」「伝票管理」「書籍管理」「在庫管理」などはAccessが適している。
　
　Excelが伝票、Accessは帳簿、と考えるのもいいかもしれない。